HR менеджери часто запитують про те, чи можна замінити посадову інструкцію профілем посади і чи не суперечить це існуючому законодавству?
Дійсно, діючий КЗпП, який безнадійно застарів, посилається виключно на посадові інструкції, форму яких, що не змінювалась з доісторичних часів, ми добре знаємо. Давайте розберемо, чому звична посадова інструкція вже втратила свою актуальність. Перш за все це те, що довгий текстовий формат погано читається та не запам’ятовується. Він малоінформативний, структура не дозволяє виділити загальне та часткове, не секрет, що часто, при написанні посадових інструкції тексти копіюються, а не розробляються під конкретну посаду. Ще одним аргументом є те, що посадові інструкції сприймаються і керівниками і працівниками формально, на рівні «ще одного папірця», який повинен бути у HR-ів, зовсім безкорисного для повсякденної діяльності. Як слідство, його не читають та не сприймають.
Однак, логіка підказує, що документ, у якому будуть формалізовані всі вимоги до посади, повинен бути. У сучасному менеджменті такий документ має назву Профіль посади. Профіль посади дозволяє більш широко розглянути позицію і зв’язок зі стратегічними цілями організації через зазначені цілі посади та показники (KPI) її досягнення. Він допомагає зрозуміти, як конкретна посада вписується в загальну стратегію і досягнення місії компанії. Завдяки тому, що інформація про цілі, обов’язки та компетенції прописана в одному короткому та структурному документі, впровадження профілів посад сприяє розвитку працівників, підвищенню їхній мотивації та ініціативи.
Нові законотворчі акти вже оперують такими поняттями як профіль посади, компетенції, KPI, але не надають зразків документів та не говорять, на жаль, про можливість відмови від посадової інструкції. Тому, дотримуючись законодавчих вимог, краще всього мати як Профіль посади, так и посадову інструкцію, причому Профіль посади буде використовуватися у реальних процесах управління персоналом, а посадова інструкція більше буде потрібна для звітності, при перевірках та при виникненні судових суперечок.
Як розробити Профіль посади?
Для того, щоб розробити Профіль посади, необхідно мати цілі та показники (KPI) – дерево цілей по організації, організацій структуру с чіткими адміністративними та функціональними зв’язками підпорядкування, розроблені ціннісно-цільові компетенції та грейди посад. Ці питання потребують не самостійної «письмової» роботи HR-менеджера, а реалізації декілька внутрішніх проектів командою топ-менеджерів за участі HR-менеджера, який виступає методологом цих проектів. Якщо кваліфікація працівників HR-підрозділу недостатня для організації таких проектів, то до розробки цілей та KPI, компетенцій та грейдування залучають консультантів.
Розробка цінностей, цілей та KPI у форматі стратегічної сесії
Тренінг по розробці компетенцій
Зразок профілю посади
Профіль посади обов’язково включає в себе наступні розділи:
- інформацію про місце посади в організаційній ієрархії,
- цілі посади?
- показники досягнення цілей (KPI),
- інформацію про грейд посади,
- функціональні обов’язки,
- компетенції,
- іншу інформацію, яка передбачена вашими політиками управління персоналом.
Зразок профілю посади ви можете отримати у закріплених повідомленнях телеграм групи https://t.me/hrexpertclub