Перформанс рев’ю – приклад організації бізнес-процесу
Якщо спробувати у відкритих джерелах знайти визначення перформанс рев’ю, то, крім прямого перекладу «Performance Review — огляд продуктивності» (англ.), до розгляду буде представлено безліч розмитих варіантів — від того, що це є оцінкою 180 або 360 градусів до того, що це оцінка за KPI чи OKR або взагалі фідбек керівника своїм підлеглим. Також, за результатами проведення перформанс рев’ю пропонується приймати рішення дуже широкого діапазону – від планів щодо розвитку слабких сторін до збільшення зарплати найбільш продуктивним співробітникам та формування нових цілей на наступний період. Давайте разом спробуємо розібратися в структурі цього поняття та визначити найефективнішу методику проведення перформанс рев’ю.
Виходячи з логіки того, що є «оглядом продуктивності», ми можемо трактувати таким чином цей процес. Перформанс рев’ю — це оцінка компетентності та результативності, яка проходить за чіткими критеріями, з обов’язковою умовою максимального залучення кожного співробітника до процесів планування свого розвитку та досягнення більш високих цілей бізнесу на основі довірчих комунікацій у команді.
Тобто, системне розуміння бізнес-процесу перформанс рев’ю передбачає, що цей процес включає в себе декілька підпроцесів, які мають тісні причинно-наслідкові зв’язки.
• Перший причинно-наслідковий зв’язок спостерігається між поняттями компетентність та результативність. За своєю суттю компетентність необхідна для того, щоб співробітник міг досягти запланованих результатів і активувати параметр «можу» для своєї результативності.
• Другий причинно-наслідковий зв’язок – це зв’язок між мотивацією та результативністю. Мотивація включає бажання досягати запланованих результатів, тобто активує параметр «хочу» у компетентних співробітників.
• Третій причинно-наслідковий зв’язок поєднує оцінку, мотивацію та комунікацію. Для того, щоб виникла довіра до результатів оцінки, яка працюватиме на самомотивацію розвитку та досягнення амбітних цілей, необхідно побудувати прозору та зрозумілу процедуру оцінки компетенцій та ключових показників ефективності. Основну роль тут відіграють комунікації «до», «у процесі» та «після» проведення оцінки. Особливу увагу слід приділити з того що у комунікаціях задіяний весь менеджмент організації, що зобов’язує мати високий рівень управлінських компетенцій керівників і людиноцентриську культуру управління.
• Четвертий причинно-наслідковий зв’язок поєднує результативність, комунікацію та розвиток. Найкращі плани розвитку – це спільно розроблені плани. Менторінгова підтримка керівника, за результатами проведеної оцінки, допоможе визначити області, де необхідно посилити софт або хард скіли. Обговорення цілей наступного етапу, що виражені через KPI або OKR, майбутніх ротацій та очікувань сформують мотиваційні установки для вдосконалення своєї компетентності та результативності.
Таким чином, бізнес-процес перформанс рев’ю можна описати як сукупність наступних процесів:
- Оцінка компетенцій
- Оцінка KPI
- Надання регулярного зворотного зв’язку
- Формування планів розвитку
- Ротація
- Спільне цілепокладання
В результаті проведення оцінки компетенцій та оцінки KPI повинен обчислюватись індекс ефективності співробітника. Поширеною помилкою при проведенні перформанс рев’ю є змішування компетенцій та KPI у формі критеріїв оцінки. Така помилка призводить до неможливості статистичної обробки отриманих результатів та проведення якісної аналітики. Індекс ефективності визначає ротації за грейдами, причому, від зміни грейду будуть залежити зростання окладу та бонусу. Індекс ефективності, також, впливає на формування планів розвитку на тій посаді, яку займає працівник або на новій посаді, яка визначена у результаті ротації. Після цього наступає етап спільного цілепокладання, на якому визначаються OKR або доносяться нові KPI. Надання регулярного зворотнього зв’язку керівником має велике значення на всіх етапах зазначених бізнес-процесів, тому що саме фідбек відіграє роль мотиватора у взаємодії між керівником та підлеглим. Важливо пам’ятати – кожна організація самостійно вибудовує процес перформанс рев’ю, виходячи із специфіки своє діяльності та загальних принципів, які наведені вище.
Які методи оцінки перформанс рев’ю?
Для оцінки компетенцій краще за все використовувати класичні методики, які відповідають принципам об’єктивності, прозорості та мають високу ступень надійності – Ассессмент Центр чи 360 градусів . До проведення оцінки Ви вже повинні мати ціннісно-цільові моделі компетенцій , які створюють матрицю компетенцій організації. Важливо запам’ятати – якщо ви не використовуєте компетенції у перформанс рев’ю, то ви закреслюєте мотиваційну та результативну складову процесу, що приводить до втрати сенсу самого процесу.
Перший раз процес оцінки компетенцій краще за все провести з консультантами, що застрахує вас від фатальних помилок при організації процесу. Співпраця з консультантами може бути як комплексною – проект «під ключ», так і локальною – по деяким етапам проекту. Як можна співпрацювати з консультантами дивись тут Безумовний бонус, який отримають HR-фахівці при співпраці з консультантами – потужна прокачка HRHard та впевнене самостійне проведення оцінки компетенцій у подальшому.
Як розробити KPI?
KPI — це вимірювач того, наскільки досягнута та чи інша ціль. Аналізуючи, оцінюючи і порівнюючи результати через KPI, менеджмент може зробити висновки про те, чи досягає компанія бізнес-цілей чи ні у процесі самої діяльності. Виплата бонусів на базі KPI дозволяє прозоро мотивувати персонал на досягнення запланованих показників.
Розробка KPI потребує чітку комунікацію між керівниками та залучення топ, мідл та лінійних менеджерів до процесу виведення ключових показників ефективності. Вони всі повинні розуміти значення KPI та їхній внесок у досягнення загальних організаційних цілей. Якщо ви починаєте розробку KPI «з нуля», то першим кроком є проведення стратегічної сесії для топ-менеджерів, за допомогою якої визначаться цінності та цілі, бізнес-показники організаційного рівня та ключові показники основних та забезпечуючих бізнес-процесів. Програма стратегічної сесії тут
Важливо пам’ятати, що KPI формула розраховує процесні, проектні, командні та індивідуальні KPI. Процесні та проектні KPI розраховуються незалежно один від одного, за фактом виконання процесних та проектних цілей. Чітка і прозора постановка командних та індивідуальних KPI дає чітке розуміння результатів своєї діяльності як окремому співробітнику, так й його колегам, що мотивує всіх на досягнення командного результату. Навчитися технології розробці KPI можливо у онлайн форматі. Тренінг «Майстер KPI» програма тут
KPI приклади можна забрати у закріплених файлах телеграм-групи Цінності| Цілі| Компетенції| KPI| Ассессмент| 360.
KPI чи OKR, що вибрати?
Вибір між KPI (ключовими показниками ефективності) та OKR (цілями та ключовими результатами) залежить від цілей та специфіки вашої компанії, а також від того, які аспекти ви хочете вимірювати та керувати. Ось коротке порівняння KPI та OKR:
KPI (Ключові Показники Ефективності):
• Орієнтованість на результат: KPI фокусується на вимірюванні результатів та успіху в межах конкретних областей бізнесу.
• Стабільність: KPI зазвичай стабільні та використовуються для вимірювання стабільних бізнес-процесів.
• Вимірюваність: KPI зазвичай легше виміряти, оскільки вони часто пов’язані з конкретними показниками.
OKR (Цілі та Ключові Результати):
• Орієнтованість на цілі: OKR орієнтовані на встановлення амбітних цілей та ключових результатів для їх досягнення.
• Гнучкість: OKR більш гнучкі та можуть змінюватися протягом періоду. Це дозволяє компанії швидко реагувати на зміни довкілля.
• Фокус на Інноваціях: OKR сприяють інноваціям та прагненню вищих досягнень.
Якщо ваш бізнес вимагає стійкості та стабільності процесів, а також легкості вимірювання результатів, KPI може бути більш підходящим вибором. Якщо ваша компанія націлена на інновації, прагне досягнення амбітних цілей і готова до змін, то OKR можуть бути більш ефективними. Дуже важливо розуміти наступне — KPI та OKR не виключають один одного і можуть бути використані паралельно. Досить ефективно працює така формула – KPI використовують для вимірювання операційної ефективності, а OKR для стимулювання інновацій та стратегічного зростання.
Зворотній зв’язок – як правильно побудувати?
Перш за все потрібно прокачати софт компетенцію «фідбек» через тренінгові вправи на зворотній зв’язок. Ви можете провести таке навчання своїми силами, а можете заказати зовнішнього тренера, якій, через правильно подану теорію та ефективні практичні вправи донесе керівникам необхідність застосування зворотнього зв’язку у процесах управління та процесах оцінки персоналу. Програму тренінгу із зворотнього зв’язку дивись тут Тренінг з надання зворотнього зв’язку для керівників дуже добре міксується з тренінгом управління за компетенціями, програма тут , що надасть менеджерам комплексне уявлення такого стиля керівництва, якій є необхідним для впровадження ціннісно-цільового управління та якісного проведення перформанс рев’ю.
Якщо ви вже впроваджуєте перформанс рев’ю, але маєте сумніви у тому, що робите все правильно, то отримайте індивідуальну консультацію по системному впровадженню процесу оцінки та розвитку персоналу. Форма для отримання індивідуальної консультації тут
Ірина Тарасова, CEO ВІЧЕ КОНСАЛТИНГ