Причина полягає не у самих KPI, а у тому, як саме відбувається впровадження системи KPI в компанії. Без системного управлінського підходу KPI перетворюються на формальну звітність, яка не впливає на поведінку керівників і команд.

Розглянемо найбільш типові помилки впровадження KPI та управлінські причини, через які система управління ефективністю персоналу не працює.

Якщо вам важливо впровадити KPI як інструмент управління, а не звітності — зверніть увагу на курс “Майстер KPI”.

KPI як елемент системи управління, а не набір показників

Однією з головних проблем є сприйняття KPI як таблиці метрик. Компанії часто починають із питання: «Як побудувати систему KPI для співробітників?», замість питання: «Яку управлінську систему ми будуємо через KPI?»

KPI працюють лише тоді, коли вони інтегровані у:

• бізнес-стратегію;
• систему управління результативністю співробітників;
• модель компетенцій керівників;
• процеси регулярного менеджменту.

KPI відповідають на питання “ЩО”, а компетенції — “ЯК”

KPI визначають очікувані результати діяльності. Компетенції визначають поведінкові умови досягнення цих результатів. Коли компанія впроваджує KPI без компетентнісного підходу, виникають типові ефекти:

• робота на цифри замість результату;
• короткострокове мислення;
• управління через директивний контроль;
• втрата командної взаємодії.

Саме тому сучасна система управління ефективністю персоналу через компетенції та KPI розглядає ці інструменти як єдину управлінську модель.

Помилка №1. KPI не пов’язані зі стратегією бізнесу

Однією з найчастіших причин невдач є створення KPI на рівні підрозділів без стратегічної логіки. У результаті:

• підрозділи оптимізують власні показники;
• KPI суперечать один одному;
• бізнес-результат не зростає.

Правильне впровадження KPI починається з відповіді на питання: «Як пов’язати KPI зі стратегією компанії та цілями розвитку бізнесу?»

KPI як інструмент переходу від “як є” до “як має бути”

Стратегія фактично є планом переходу бізнесу між двома станами. KPI фіксують цей рух у вимірюваних цілях. Без стратегічного контексту KPI стають адміністративною процедурою, а не інструментом управління.

Помилка №2. KPI впроваджуються без моделі компетенцій

Багато компаній намагаються впровадити KPI швидше, ніж формують управлінську основу.

Проте практика показує: запит як впровадити KPI без втрати якості управління майже завжди пов’язаний із відсутністю моделі компетенцій.

Чому KPI без компетенцій не змінюють поведінку

Без визначених управлінських компетенцій:

• керівники не розуміють, яку поведінку очікує компанія;
• співробітники оптимізують показники, а не процеси;
• розвиток персоналу не пов’язаний із результатами.

Компетенції створюють основу для сталого досягнення KPI.

Помилка №3. KPI стають системою контролю

Часто KPI впроваджуються просто як інструмент посилення контролю. Це призводить до:

• мікроменеджменту;
• зниження ініціативності;
• формального виконання показників.

Ефективна система управління результативністю співробітників зміщує фокус із контролю на відповідальність і розвиток.

KPI як інструмент управлінських рішень

KPI мають допомагати керівнику:

• бачити тенденції;
• приймати рішення;
• розвивати команду;
• коригувати цілі.

Коли KPI використовуються лише для оцінки минулих результатів, система перестає бути управлінською.

Помилка №4. Неготовність керівників працювати з KPI

Одна з найменш очевидних, але критичних причин провалу — управлінська неготовність. Поширене питання бізнесу: «Чому KPI не працюють після впровадження?» Найчастіше проблема полягає у відсутності навичок:

• постановки цілей;
• регулярного зворотного зв’язку;
• проведення performance-діалогів;
• розвитку співробітників через KPI.

KPI змінюють роль керівника

KPI переводять керівника з ролі контролера у роль менеджера ефективності. Без розвитку управлінських компетенцій система KPI залишається формальною.

Помилка №5. Надмірна кількість KPI

Бажання виміряти все створює перевантаження системи. Наслідки:

• втрата фокусу;
• суперечливі показники;
• складність управління.

Практика показує, що ефективна система KPI для керівників і команд базується на обмеженій кількості ключових індикаторів.

Принцип управлінського фокусу

KPI повинні відображати:

• ключові бізнес-результати;
• зони відповідальності;
• стратегічні пріоритети.

Менше показників — більше управління.

Помилка №6. KPI запускаються як HR-проєкт

KPI не можуть існувати лише в HR-функції.

Коли система впроваджується без участі CEO і топ-менеджменту, вона сприймається як адміністративна вимога, а не бізнес-інструмент.

KPI як управлінська модель компанії

Запит як впровадити систему управління ефективністю персоналу фактично означає зміну управлінської культури організації. Саме тому KPI — це про управління бізнесом, а не лише про оцінку персоналу.

Висновок: коли KPI починають працювати

KPI стають ефективними лише тоді, коли інтегровані у єдину систему:

• стратегія бізнесу;
• компетенції керівників;
• регулярний менеджмент;
• розвиток персоналу;
• управління змінами.

У такій логіці KPI перестають бути інструментом оцінки й стають інструментом розвитку організації.

29/04/2026

Ірина Тарасова,
експертка з компетенцій, цінностей та KPI,
CEO ВІЧЕ КОНСАЛТИНГ

Під час розробки та практичного впровадження систем управління ефективністю виникає найбільше непорозумінь, пов’язаних з плутаниною цих двох ключових понять управління.

У багатьох організаціях складність полягає не у відсутності інструментів, а у відсутності єдиної управлінської логіки їх застосування.

Компетенції та KPI — різні рівні управління

У системі сучасного управління персоналом ці поняття виконують різні функції.

KPI як показники результативності

KPI (Key Performance Indicators) зазвичай визначають:

• очікувані бізнес-результати;
• цілі підрозділів і керівників;
• критерії оцінки ефективності діяльності.

KPI відповідають на питання:
якого результату організація прагне досягти.

Компетенції як умови досягнення результату

Модель компетенцій описує:

• поведінкові прояви;
• управлінські підходи;
• навички та способи мислення, що підтримують досягнення результатів.

Компетенції відповідають на інше питання:
завдяки чому люди здатні досягати KPI.

Чому компанії часто плутають компетенції та KPI

Практика впровадження HR-систем показує кілька типових причин.

Змішування понять у HR-документах

Іноді KPI включаються до моделей компетенцій як індикатори поведінки, а компетенції — у систему показників ефективності.

На рівні документів це може виглядати логічно, проте в практиці виникають труднощі:

• складно проводити оцінку компетенцій;
• знижується якість HR-аналітики;
• керівники не розрізняють результат і спосіб його досягнення.

У результаті навіть добре оформлені регламенти не завжди стають робочими управлінськими інструментами.

Відсутність системного бачення управління персоналом

Компетенції та KPI працюють у різних HR-процесах і мають різну управлінську роль. Пропоную розібрати це на прикладах декількох бізнес-процесів.

Без єдиної логіки ці інструменти існують паралельно, не формуючи системи.

Зниження довіри до HR-процесів

Коли розроблені моделі не інтегровані в управління бізнесом, можуть з’являтися:

• скепсис з боку CEO, топ-менеджменту та лінійних керівників
• відчуття надмірної формалізації HR;
• повернення до ситуативного управління замість системного.

Це не обов’язково свідчить про помилки інструментів — частіше про відсутність їх взаємозв’язку.

Як пов’язані стратегія, KPI та компетенції

KPI без системи компетенцій, чи будуть вони сприяти досягненню стратегії? У логіці ціннісно-цільового управління ці елементи можна розглядати як послідовні рівні:

• Стратегія — визначає бажаний стан організації.
• KPI — фіксують вимірювані цілі переходу від «як є» до «як має бути».
• Компетенції — створюють можливість досягнення цих цілей за рахунок знань, навичок та поведінкових моделей персоналу.

Таким чином, KPI показують напрям руху для реалізації стратегії, а компетенції забезпечують спроможність рухатися.

Роль компетентнісного підходу в управлінні ефективністю

Компетентнісний підхід поступово стає основою інтеграції ключових HR-процесів:

• підбору персоналу;
• онбордингу персоналу
• оцінки компетенцій персоналу;
• розвитку керівників та кадрового резерву;
• управління результативністю;
• формування корпоративної культури.

Коли модель компетенцій пов’язана з KPI, навчання, оцінка і бізнес-результати починають працювати в єдиній системі.

Компетенції та KPI як пов’язані?

Компетенції та KPI не конкурують між собою. Вони відображають різні аспекти управління організацією:

• KPI — мова результатів;
• компетенції — мова управлінських можливостей.

KPI без системи компетенцій не можуть бути досягнути людьми. Узгоджене використання KPI та компетенцій допомагає переходити від окремих HR-ініціатив до системного управління ефективністю персоналу, де розвиток безпосередньо пов’язаний зі стратегією бізнесу.

21/04/2026

Ірина Тарасова,
експертка з компетенцій, цінностей та KPI,
CEO ВІЧЕ КОНСАЛТИНГ

На жаль, ще й досі в українському менеджменті існує хибне уявлення про те, що цілі, KPI та BSC це окремі речі. Насправді це не так. Давайте розберемось з логікою процесу цілепокладання та використання у цьому процесі існуючих технологій.

Цілі за SMART обов’язково мають бути вимірними у показниках. KPI – це ключові показники ефективності досягнення цілей діяльності, тобто чисельні вимірювачі того, наскільки результат відповідає запланованій цілі. Система збалансованих показників BSC дає можливість розвести ці показники досягнення цілей за 4-ма групами, для того, щоб можна було правильно запланувати та контролювати процес досягнення цілей.

Тому, правильний погляд такий – впроваджуючи KPI, бізнес одночасно впроваджує систему управління за цілями та систему збалансованих показників.

KPI формула.

Використання BSC при розробці KPI допомагає надати відповіді на наступне запитання: «За рахунок яких клієнтських, процесних та компетентнісних  показниках ми можемо досягти фінансові показники діяльності організації?»

BSC використовує чотири основні перспективи, які дозволяють отримати комплексну картину стану компанії:

фінансова перспектива (Financial Perspective)

перспектива клієнта (Customer Perspective)

процесна перспектива (Internal Processes Perspective)

перспектива навчання та розвитку (Learning and Growth Perspective)

Таким чином, вимальовується наступна KPI формула: фінанси = клієнти + процеси + компетенції. Чисельні значення KPI по групам BSC розраховуються на основі даних попередніх періодів, з обов’язковим урахуванням вектору покращення всіх показників для досягнення бізнес-цілей верхнього рівня.

Правильний процес розробки KPI із застосуванням BSC допомагає зосередитись на різних аспектах діяльності компанії, забезпечуючи збалансоване врахування фінансових і нефінансових показників.

Розробка KPI за допомогою Balanced Scorecard (BSC) дозволяє провести планування ключових показників ефективності точно та прозоро через чітку комунікацію між керівниками. Топ, мідл та лінійні менеджери повинні розуміти та погодити з колегами значення своїх KPI та їхній внесок у досягнення верхньорівневих організаційних цілей.

KPI BSC як розрахувати та впровадити?

Якщо ви починаєте розробку KPI то першим кроком є аналіз того, на якому етапі знаходиться організація у стані «як є». Від результатів аналізу залежить вибір того, яким чином проводити розробку KPI – самостійними ресурсами чи с залученням зовнішніх експертів. Нижче представлені три моделі розробки та впровадження KPI з використанням BSC.

1. Якщо організація має стратегію розвитку, затверджений бюджет  та вже існуючу систему KPI, яку необхідно актуалізувати, то додаткове налаштування показників на 4 групи  BSC можна зробити самостійно. Такий проект виконує робоча група, створена із працівників організації яка обов’язково проходить додаткове навчання. KPI тренінг – програма. Відповідальність за цей проект покладається на керівника HR підрозділу, до складу робочої групи обов’язково включаються фахівці фінансового та аналітичного відділів.  

2.Якщо організація має стратегію розвитку та затверджений бюджет, але ще не використовувала нефінансові показники, то найкращим варіантом для розробки KPI з використанням BSC буде проведення командної сесії. Учасниками командної сесії можуть бути як топ-менеджери, так і керівники різних структурних підрозділів разом зі своїми командами. Програма командної сесії «Розробка KPI»

3.Якщо організація не має стратегії розвитку, а бюджет розраховується тільки на короткостроковий період чи взагалі не формалізується, то потрібно починати із  стратегічної сесії для топ-менеджерів, за допомогою якої визначаються стратегічні цілі, бізнес-показники організаційного рівня та ключові показники основних та забезпечуючих  бізнес-процесів. Тільки після цього можна проводити декомпозицію KPI з використанням BSC на рівень керівників структурних підрозділів та кінцевих виконавців. Програма стратегічної сесії «Розробка стратегії»

KPI зарплата. Як розрахувати бонуси за KPI?

Аналізуючи, оцінюючи і порівнюючи результати через KPI, менеджмент може розробити мотиваційні формули заробітних плат. Виплата бонусів на базі KPI дозволяє прозоро мотивувати персонал на досягнення запланованих показників.

KPI формула для розрахунку бонусів базується на розділенні процесних, проектних, командних та індивідуальних KPI. Процесні та проектні KPI розраховуються незалежно один від одного, за фактом виконання процесних та проектних цілей. Чітка і прозора постановка командних та індивідуальних KPI дає чітке розуміння результатів своєї діяльності як окремому співробітнику, так й його колегам, що мотивує всіх на досягнення командного результату.

KPI приклади для розрахунку бонусів можна забрати у закріплених файлах    телеграм-групи Цінності| Цілі| Компетенції| KPI| Ассессмент| 360.

Ірина Тарасова, CEO ВІЧЕ КОНСАЛТИНГ

KPI – це ключові показники ефективності досягнення цілей діяльності.  Компетенції – це сукупність знань, навичок та психологічних якостей, які потрібні для результативного виконання функцій  досягнення цілей діяльності. Якщо саме так розуміти визначення KPI та компетенцій, то відповідь на запитання «як пов’язані між собою KPI та компетенції?» очевидна. Виконання  KPI можливе тільки при умові необхідного рівня компетенцій персоналу. По іншому не буде, дива не станеться. Тому не можна казати про те, що KPI важливіше ніж компетенції, або навпаки. Відсутність контролю рівня розвитку компетенцій, який повинен відбуватися через проведення оцінки під час підбору персоналу, закінчення періоду онбордингу, у щорічному форматі для всіх працівників організації, приведе до неможливості відслідковувати причини недосягнення запланованих планових показників.

У сучасному бізнес-середовищі, де конкуренція щоразу зростає в умовах нестабільності,  компанії все більше розуміють необхідність встановлення чітких цілей та моніторингу своєї результативності. Але моніторинг результативності не буде повним без моніторингу компетентності, тому що результат такого моніторингу не дозволить прийняти правильні локальні управлінські рішення  регулювання процесу досягнення цілей через корегування рівня розвитку компетенцій.  У цьому контексті KPI (Key Performance Indicators) стають потужними інструментами для оцінки та вимірювання результативності кожного працівника, підрозділу та організації в цілому, а компетенції – необхідним елементом для розвитку командам та просування вперед.

Важливі аспекти управління результатами та компетенціями.

KPI і компетенції взаємопов’язані, оскільки компетентність працівника впливає на його можливість досягти KPI, і водночас, досягнення KPI може служити мірою ефективності компетентності працівника.

• KPI визначаються з урахуванням стратегічних цілей компанії. Ці цілі можуть бути пов’язані з різними площинами, такими як обсяг продажів, збільшення прибутку, підвищення клієнтського задоволення тощо. Компетенції працівників визначаються відповідно до цих цілей, з урахуванням того, які навички та знання потрібні для досягнення цих KPI.
• KPI використовуються для оцінки прогресу працівників у досягненні цілей діяльності. Компетенції, у свою чергу, визначають, наскільки ефективно працівник може впливати на ці KPI. Наприклад, якщо одним із KPI є збільшення обсягу продажів, то компетенції, пов’язані з продажами, такі як комунікативність, переконливість, навички переговорів і т.д., будуть важливими для досягнення цього показника.
• Часто компетенції визначаються для оцінки потенційних працівників або для розвитку існуючих. Це може включати як корпоративні софт скіли, такі як лідерство, комунікація, творчість, так і професійні хард скіли компетенції, пов’язані з конкретною областю роботи. Оцінка KPI допомагає визначити, наскільки ефективно працівник розвиває свої компетенції та як це впливає на досягнення цілей.

Як розробити KPI та компетенції?

На сьогоднішній день ринок бізнес-навчання України пропонує безліч курсів та тренінгів по даній тематиці. Саме головне у пошуку методики та навчання це наступне –  курси з розробки KPI та компетенції повинні враховувати системний взаємозв’язок між ними. Тобто тренер, або викладач, повинен мати реальний практичний досвід впровадження систем KPI та компетенції у бізнес-процеси організацій. У іншому випадку слухачі отримують дуже багато «води», яку буде неможливо поставити в основу бізнес-процесів підбору, онбордингу, оцінки компетентності та результативності, навчання, кар’єрного розвитку та мотивування персоналу.

Модель KPI та Модель компетенцій мають вигляд коротких, зрозумілих документів у формі таблиць, які будуть сприйматися як працівниками, так і керівниками.

Навчання по розробці KPI та компетенції може проводитись як у відкритому, так у корпоративному форматі. Я даю декілька корисних посилань, щоб ви змогли визначитись, якій формат для вас є більш доступним та актуальним.

Онлайн #HRHard курс «Майстер компетенций»

Онлайн #HRHard курс “Оцінка персоналу: Ассессмент центр + 360” Увага, формується група, старт програми 24 серпня 2024 року!

Онлайн #HRHard курс «Майстер KPI»

Корпоративний тренінг з розробки компетенцій та профілей посад

Корпоративний тренінг з розробки KPI

KPI та Компетенції з індикаторами зразок, шаблон, приклад.

Приклади KPI та компетенцій з індикаторами можна забрати у закріплених файлах   телеграм-групи Цінності| Цілі| Компетенції| KPI| Ассессмент| 360.

Ірина Тарасова, CEO, бізнес-тренер ВІЧЕ КОНСАЛТИНГ